(Αποσπάσματα από δουλειά του Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού Κύπρου)
Η επιστολή είναι γραπτός λόγος που χρησιμοποιούμε, για να επικοινωνήσουμε με
πρόσωπα τα οποία δεν είναι παρόντα - οικεία και μη - ή με κοινωνικές ομάδες που
θεωρούμε ως κατάλληλους δέκτες των μηνυμάτων μας, με στόχο:
- να πληροφορήσουμε για συμβάντα και καταστάσεις,
- να διαπιστώσουμε προβλήματα,
- να μεταδώσουμε σκέψεις και συναισθήματα,
- να εκφράσουμε απόψεις, εισηγήσεις, διαμαρτυρίες,
- να ανακοινώσουμε προθέσεις.
Ανάλογα με την επικοινωνιακή περίσταση, οι επιστολές χωρίζονται σε:
α) τυπικές-επίσημες, β) φιλικές. Επομένως, η προσφώνηση, η επιφώνηση, το
περιεχόμενο, το ύφος, η γλώσσα μιας επιστολής τροποποιούνται σύμφωνα με:
- τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα του αποστολέα και του/της παραλήπτη/ριας
- το σκοπό και το χρόνο συγγραφής της επιστολής,
- τη σχέση μεταξύ πομπού και δέκτη.
Το ύφος της επιστολής:
Όλα τα είδη των επιστολών πρέπει να χαρακτηρίζονται από:
συντομία, σαφήνεια, απλότητα, φυσικότητα, ακρίβεια,
ευπρέπεια, λεπτότητα, ευγένεια.
Είδη επιστολών
Τα ενδιαφέροντα του κάθε ατόμου, οι πολλαπλές ανάγκες της ζωής και οι
κοινωνικές συνθήκες συντέλεσαν στο να δημιουργηθούν διάφορα είδη επιστολών.
Τα πιο συνηθισμένα απ’ αυτά είναι:
1. Οι επιστολές κοινωνικού περιεχομένου (π.χ. οικογενειακές, φιλικές,
αισθηματικές, αγγελτικές, ευχετήριες, συγχαρητήριες,
συλλυπητήριες).
2. Οι επιστολές επαγγελματικού περιεχομένου (π.χ. αιτητικές,
συστατικές, διαφημιστικές, εμπορικές).
3. Οι επιστολές που απευθύνονται σε μια συγκεκριμένη Αρχή ή σε ένα
συγκεκριμένο πρόσωπο που βρίσκεται σε κάποιο αξίωμα.
4. Οι ανοιχτές επιστολές που δημοσιεύονται στον τύπο (π.χ.
διαμαρτυρίας, πληροφόρησης, ενημέρωσης).
5. Οι επιστολές που απευθύνονται σε ένα οικείο μας πρόσωπο με σκοπό,
όμως, την ανταλλαγή απόψεων πάνω σ’ ένα συγκεκριμένο θέμα.
Σε όλα τα είδη επιστολών παρατηρούνται κάποια κοινά χαρακτηριστικά
γνωρίσματα, κυρίως σε σχέση με τη δομή της (ημερομηνία, προσφώνηση,
περιεχόμενο, επιφώνηση). Εκτός από το θεματικό περιεχόμενο, εκείνο που
διαφοροποιείται είναι κυρίως το ύφος, το οποίο καθορίζεται από την επικοινωνιακή περίσταση της κάθε επιστολής.
Τα μέρη της επιστολής
1. Χωροχρονικό πλαίσιο αναφοράς: γράφεται στο πάνω δεξιό άκρο και
περιλαμβάνει τον τόπο και το χρόνο κατά τον οποίο γράφεται η επιστολή:
π.χ. Αμμόχωστος, 14 Οκτωβρίου 2004.
Σε περιπτώσεις επιστολής μέσω διαδικτύου γράφεται :
Από : ………………….@ ………………… gr
Προς : ………………….@ …………………fr.
Θέμα : …………………………………………
2. Η προσφώνηση: Αγαπημένη μου μητέρα,
Αγαπητέ Αντρέα,
Μαρία μου,
Αξιότιμε κύριε,
Κύριε Διευθυντή,
Σεβαστέ Κύριε,
3. Το περιεχόμενο της επιστολής
• Πρόλογος:
Aφορμή για τη σύνταξη της επιστολής και στόχος του
επιστολογράφου.
• Κύριο Μέρος:
Έκθεση ενός θέματος, ενός προβλήματος, ενός φαινομένου,
μιας άποψης κτλ.
Απόδειξη με τη χρήση λογικών επιχειρημάτων, τεκμηρίων.
διαπιστώσεων, παραδειγματικών αναφορών, μαρτυριών.
Απόκρουση των αντίπαλων επιχειρημάτων (προβολή
αντιρρήσεων, επιφυλάξεων, περιορισμών), που ισχυροποιεί
τη θέση του αποστολέα.
• Επίλογος:
Περιεκτική ανακεφαλαίωση κατά την οποία ο επιστολογράφος
εκφράζει σκεπτικισμό, συγκρατημένη αισιοδοξία ή καλεί τον /την
αποδέκτη της επιστολής: να συμμεριστεί, να κατανοήσει, να
ευαισθητοποιηθεί, να ανταποκριθεί έμπρακτα, να αναλάβει
πρωτοβουλίες, να κινητοποιήσει φορείς.
4. Η επιφώνηση:
(ανάλογη με την προσφώνηση) Με αγάπη Με εκτίμηση
Με σεβασμό Με φιλικούς χαιρετισμούς
Ευχαριστώ για τη φιλοξενία (για επιστολή στον τύπο)
5. Η υπογραφή: Γεώργιος Γεωργίου (επίσημη επιστολή)
Χαριτίνη (φιλική επιστολή)
Σημείωση :
α) Ανάλογα με το βαθμό οικειότητας και σχέσης μεταξύ παραλήπτη και
αποστολέα της επιστολής, σημειώνεται ή όχι και το επώνυμο.
β) Στις εξετάσεις δεν επιτρέπεται οι μαθητές να
σημειώνουν όνομα, ψευδώνυμο, τόπο ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο που μπορεί
να φανερώνει την ταυτότητά τους.
Επικοινωνιακό πλαίσιο επίσημης επιστολής.
Γνωρίζοντας την ταυτότητα του δέκτη και τους στόχους της επιστολής μας:
Χρησιμοποιούμε ύφος που
o φανερώνει σεβασμό και εμπιστοσύνη
o αναδεικνύει το δέκτη της επιστολής μας σε ξεχωριστό πρόσωπο
o δείχνει ότι τον θεωρούμε ως ειδήμονα, ως το πιο αρμόδιο πρόσωπο, για να
δεχτεί την επιστολή μας
o δεσμεύει το δέκτη να ανταποκριθεί στα αιτήματά μας
Κάνουμε επίκληση
o στο ήθος του δέκτη
o στο συναίσθημα του δέκτη
o στο ήθος του πομπού
Αρχίζουμε την επιστολή αναφερόμενοι
o στο θέμα ή / και στο στόχο μας
o στο γιατί έχουμε επιλέξει αυτό το δέκτη
o στο ποιοι είμαστε
Κλείνουμε την επιστολή
o αναμένοντας τη θετική του ανταπόκριση στα αιτήματά μας
o βέβαιοι για το ενδιαφέρον του
o αισιόδοξοι για τη στάση που θα υιοθετήσει
o ελπίζοντας στα μέτρα που θα λάβει
Επικοινωνιακό πλαίσιο φιλικής επιστολής που έχει ως σκοπό την ανταλλαγή απόψεων πάνω σ’ ένα συγκεκριμένο θέμα.
Γνωρίζοντας το δέκτη και αισθανόμενοι οικείοι απέναντί του:
Χρησιμοποιούμε ύφος που
o φανερώνει οικειότητα και εμπιστοσύνη
o αναδεικνύει το δέκτη της επιστολής μας σε ξεχωριστό για μας φιλικό πρόσωπο
o δείχνει ότι τον/τη θεωρούμε ως το πιο κατάλληλο άτομο, για να δεχτεί τις
σκέψεις μας
o καλεί το δέκτη να απαντήσει στους προβληματισμούς μας
Κάνουμε επίκληση
o κυρίως στο συναίσθημα του δέκτη (π.χ. μέσα από αυτά που μας συνδέουν)
o στο ήθος του πομπού και του δέκτη (κυρίως στα κοινά χαρακτηριστικά μας)
Αρχίζουμε την επιστολή αναφερόμενοι
o στο θέμα ή / και στο στόχο μας
o στο γιατί έχουμε επιλέξει αυτό το δέκτη
Κλείνουμε την επιστολή
o αναμένοντας τα σχόλια και τις απόψεις του
Χρήσιμο λεξιλόγιο για επίσημες επιστολές
Στην εισαγωγή κάνουμε επίκληση στο ήθος του δέκτη
Απευθυνόμαστε σε σας
• ως το πλέον αρμόδιο πρόσωπο…
• γιατί πιστεύουμε ότι είστε το πιο αρμόδιο άτομο…
• ως άτομο που έχετε αποδείξει με τις ως τώρα πράξεις σας/ έργο σας…
• ως Πρόεδρο του/της... / ως κύριο εκπρόσωπο του/της …
• ως ενεργό μέλος… / ως άτομο με ενεργό δράση στο …
• ως προασπιστή των αρχών…
Στη συνέχεια και πάλι κάνουμε επίκληση στο ήθος του δέκτη
• Εμπιστευόμαστε / εμπιστευόμενοι την υπευθυνότητα και το ήθος σας…
• Επικαλούμαστε το ήθος και την εντιμότητά σας…
• Επικαλούμαστε τα ανθρωπιστικά σας συναισθήματα…
• Επικαλούμαστε τις ιδιαίτερές σας ευαισθησίες στο ζήτημα …
• Γνωρίζοντας ότι διακατέχεστε από ειλικρινή ανθρωπιστικά συναισθήματα και
από μια εντονότατη αίσθηση του δικαίου…
• Γνωρίζοντας το ενδιαφέρον και τη μέχρι τώρα δράση σας στο χώρο …
• Πιστεύοντας ότι διαθέτετε την απαραίτητη γνώση και εμπειρία…
Ανάλογα κάνουμε επίκληση στο ήθος του πομπού
• Ως νέοι / ως μαθητές
o ανήσυχοι για το μέλλον…
o που αγρυπνούμε… / που ενδιαφερόμαστε…
• Αισθανόμαστε βαρύτατη την ευθύνη / το χρέος απέναντι...
• Πιστεύοντας
o στις αρχές του δικαίου / της έννομης τάξης / της ελευθερίας…
o στις προαιώνιες αξίες...
• Μας προβληματίζει, μας ανησυχεί, μας εξεγείρει το γεγονός ότι ...
Εκφράζουμε με ευγένεια τις εισηγήσεις ή τις διαμαρτυρίες μας
• Επιτρέψτε μας / θα θέλαμε / θα επιθυμούσαμε / αισθανόμαστε έντονη την
ανάγκη / αισθανόμαστε ως χρέος μας…
o να εκφράσουμε / να εισηγηθούμε...
o να καταθέσουμε τις απόψεις μας / τις ενστάσεις μας / τις έντονες
διαμαρτυρίες / τις διαφωνίες μας...
o να καταδικάσουμε / να καταγγείλουμε τη στάση / το γεγονός ότι /
το απαράδεκτο φαινόμενο...
Προσπαθούμε να συνδέσουμε τον πομπό με το δέκτη
• Θα θέλαμε να ενισχύσουμε τις προσπάθειές σας στον αγώνα...
• Συμμεριζόμαστε την αγωνία σας, τις απόψεις σας, τις ανησυχίες σας…
• Αντιλαμβανόμαστε τη δύσκολη θέση στην οποία βρίσκεστε…
• Έχοντας πλήρη επίγνωση των δυσκολιών…
• Είμαστε βέβαιοι πως συμφωνείτε μαζί μας…
Εκφράζουμε την επιθυμία μας
• Επιθυμούμε / θα θέλαμε...
• Αναμένουμε τη θετική σας ανταπόκριση.
Χρήσιμο λεξιλόγιο για φιλικές επιστολές
Εξηγούμε γιατί γράφουμε στο συγκεκριμένο πρόσωπο
Παρευρέθηκα στο Συνέδριο με θέμα… και αυτά που άκουσα με συγκίνησαν / με
ενθουσίασαν / με προβλημάτισαν, γι’ αυτό θα ’θελα να μοιραστώ μαζί σου/σας
κάποιους προβληματισμούς.
Επικαλούμαστε με φυσικότητα τους δεσμούς φιλίας που μας ενώνουν
• Πόσο θα ’θελα να ήσουν εδώ, για να ανταλλάξουμε τις απόψεις μας στο επίμαχο
θέμα…
• Περίμενα πώς και πώς τη στιγμή αυτή, όπου πάνω σε μια κόλλα χαρτί θα
ξεδιπλώσω τις σκέψεις μου σ’ έναν άνθρωπο που είμαι σίγουρος /η πως θα με
καταλάβει.
• Σου γράφω γνωρίζοντας πως μπορείς να καταλάβεις τις ανησυχίες μου.
• Θυμάμαι τις πολύωρες συζητήσεις μας πάνω στο θέμα …
• Θυμάσαι τις πολύωρες συζητήσεις μας πάνω στο θέμα …
Επικαλούμαστε με φυσικότητα το ήθος του δέκτη
• Σου γράφω, γιατί γνωρίζω πως και συ ανησυχείς/προβληματίζεσαι για το θέμα
αυτό.
• Θέλω (θα ’θελα) να μοιραστώ μαζί μ’ ένα πραγματικό/ή φίλο/η κάποιες
σκέψεις.
• Εμπιστεύομαι την κρίση σου/την άποψή σου και θα ’ θελα την κριτική σου.
• Γνωρίζοντας ότι κι εσύ ανησυχείς για τους ίδιους λόγους…
• Γνωρίζοντας τα ανθρωπιστικά σου συναισθήματα…
• Γνωρίζοντας το ενδιαφέρον σου για τα θέματα…
• Πιστεύοντας ότι διαθέτεις πολλές γνώσεις και εμπειρίες, θέλω να μοιραστώ
μαζί σου τις σκέψεις μου/να ζητήσω τις απόψεις σου.
Ανάλογα κάνουμε επίκληση στο ήθος του πομπού
• Γνωρίζεις πόσο με προβληματίζει / με ανησυχεί το θέμα...
• Ξέρεις πόσο σημαντικό ήταν πάντοτε για μένα να δραστηριοποιούμαι / να
εμπλέκομαι σε συλλογικές δράσεις…
Συνδέουμε το ήθος ή τις απόψεις του πομπού με αυτά του δέκτη
• Είμαι βέβαιος/η πως συμφωνείς μαζί μου ότι…
• Οι αντιρρήσεις σου και οι θέσεις σου στο συγκεκριμένο θέμα μου είναι γνωστές,
επίτρεψέ μου, όμως, να…
• Μπορώ, βέβαια, να φανταστώ τις αντιρρήσεις σου για το θέμα…
Εκφράζουμε την επιθυμία μας
• Αναμένω με αγωνία την απάντησή σου.
• Θα με ενδιέφερε πολύ η γνώμη σου.
Ανοιχτές επιστολές που δημοσιεύονται στον τύπο
Οι επιστολές αυτές μπορεί να απευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο πρόσωπο ή μια
συγκεκριμένη Αρχή, αλλά έχουν ως στόχο να λάβει γνώση του περιεχομένου τους η κοινή γνώμη, γι’ αυτό και δεν περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες. Διατηρούν τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα της επιστολής ως προς τη δομή τους και ενδείκνυται να έχουν τίτλο. Χαρακτηρίζονται από συντομία, επίσημο ύφος,
κυριολεκτική γλώσσα, σαφήνεια και ακρίβεια στη διατύπωση του περιεχομένου
και λογική οργάνωση των μερών. Όταν στοχεύουν σε έντονη διαμαρτυρία, πρέπει
να αποφεύγονται η ειρωνεία, οι προσβλητικοί υπαινιγμοί και οι ύβρεις.
Η υγεία των συμπολιτών μας σε κίνδυνο με ευθύνη των Δημοτικών Αρχών.
Αγαπητή σύνταξη,
Σχετικά με το δημοσίευμα της εφημερίδας σας για την πρόθεση των Δημοτικών Αρχών της πόλης μας να επιτρέψουν την ανέγερση εργοστασίου χημικών σε κατοικημένη περιοχή, και μάλιστα κοντά στο δημοτικό σχολείο του προαστίου Χ, θεωρούμε χρέος μας να ενημερώσουμε τους συνδημότες μας για τις καταστροφικές συνέπειες που μια τέτοια απόφαση θα προκαλέσει στην υγεία των κατοίκων, και ιδιαίτερα των παιδιών.
Οι λόγοι της ανησυχίας μας είναι σαφείς: Πρώτον,(…)
Ως εκ τούτου, καλούμε όλους τους συμπολίτες μας να ενισχύσουν με κάθε μέσο τις προσπάθειές μας για αποτροπή μιας τέτοιας απόφασης. Εισηγούμαστε τη διοργάνωση (…)
Καλούμε επίσης, εκείνους τους εκλεγμένους αντιπροσώπους μας στο Δημοτικό Συμβούλιο της πόλης μας που χαρακτηρίζονται από γνήσιο ενδιαφέρον και ευαισθησίες για το κοινό συμφέρον, να αναλάβουν τις απαραίτητες πρωτοβουλίες, ώστε, προτού μια τέτοια απόφαση ληφθεί, να εξεταστούν
όλες οι παράμετροι του θέματος και να ληφθούν υπόψη όλες οι συνέπειες για την πόλη μας και τους πολίτες της.
Ευχαριστούμε για τη φιλοξενία
Ομάδα πρωτοβουλίας
Επιστολές που απευθύνονται σε μια συγκεκριμένη Αρχή ή σε ένα
συγκεκριμένο πρόσωπο που βρίσκεται σε κάποιο αξίωμα.
Το περιεχόμενο και ο στόχος αυτών των επιστολών (ενημέρωση, διαμαρτυρία,
εισηγήσεις κτλ.) συνδέονται άμεσα με την ιδιότητα ή το αξίωμα του δέκτη π.χ.
επιστολή προς τον Υπουργό Παιδείας για διατύπωση εισηγήσεων ή
για έκφραση διαμαρτυρίας σε ένα θέμα σχετικό με την Παιδεία ή επιστολή προς
μία συγκεκριμένη Αρχή που στοχεύει στη διατύπωση ενός συλλογικού αιτήματος.
Τα γνωρίσματά τους ως προς τη δομή και το ύφος, είναι κοινά με αυτά της
ανοιχτής επιστολής. Είναι δυνατόν, όμως, να χαρακτηρίζονται από εντονότερη
επίκληση στο ήθος του συγκεκριμένου δέκτη, εφόσον αυτό εξυπηρετεί τους
στόχους της συγκεκριμένης επιστολής. Ως εκ τούτου, ανάλογα με τη σκοπό της, η επιστολή αυτή χρησιμοποιεί θετική/επιδοκιμαστική ή αρνητική/αποδοκιμαστική
φρασεολογία.
Π.Χ.
Αξιότιμε κύριε Πρόεδρε,
Σας αποστέλλουμε την παρούσα επιστολή με σκοπό να προσθέσουμε τη διαμαρτυρία της τοπικής κοινωνίας μας στο πλήθος των διαμαρτυριών, που έχουν εγερθεί σε όλα τα μήκη και πλάτη της υφηλίου ενάντια στην απόφαση της κυβέρνησης να.... Η επίδοση της επιστολής μας στο πρόσωπό σας απορρέει όχι μόνο από τον πρωτεύοντα θεσμικό σας ρόλο στην προάσπιση των δημοκρατικών
αρχών, αλλά και από το επιστημονικό σας κύρος και το ηθικό σας ανάστημα που δικαιολογημένα σας έχουν καταστήσει ένα πρόσωπο σεβαστό στην παγκόσμια κοινότητα.
Θεωρούμε ότι... Κρίνουμε, συνεπώς, ότι μια αναψηλάφηση της υπόθεσης, (…) είναι νομικώς τεκμηριωμένη και, άρα, επιβεβλημένη. (…)
Την άποψή μας συμμερίζονται εκατομμύρια άνθρωποι σε κάθε άκρη του όμορφου πλανήτη μας, που είναι όμορφος, όμως μόνο όταν (…)